O processo de KYC explicado

Conheça seu cliente (mais comumente referido simplesmente como KYC) é uma parte importante da luta de qualquer empresa contra a lavagem de dinheiro e crimes financeiros. Em muitos setores, como serviços financeiros, é uma exigência regulatória.

Durante o processo de KYC, uma empresa deve identificar o cliente potencial e verificar sua identidade. Ela também deve garantir que a pessoa que está tentando abrir a conta é exatamente quem afirma ser. Além disso, a empresa envolvida deve entender as potenciais atividades desse cliente e o nível de risco de lavagem de dinheiro que ele apresenta. Após o processo de onboarding KYC, a empresa deve monitorar as atividades do cliente de forma contínua

Procedimentos eficazes de KYC impedem que empresas legítimas realizem negócios com organizações ou indivíduos envolvidos em atividades ilegais, como lavagem de dinheiro ou financiamento ao terrorismo. O processo também fornece à empresa uma visão das atividades esperadas do cliente e do relacionamento que podem esperar.

Particularmente no setor de serviços financeiros, os processos de KYC estão se tornando cada vez mais rigorosos. Mas, quais são os principais passos de KYC que as empresas devem incluir para realmente conhecer seus clientes e permanecer em conformidade com as regulamentações? Vamos dar uma olhada.

Por que o KYC é tão importante?

A natureza obrigatória dos processos de KYC garante que as instituições financeiras verifiquem se seus clientes são reais e não estão ligados ao crime. Esses processos também asseguram que essas instituições estejam monitorando continuamente o nível de risco que cada cliente representa.

Ao integrar novos clientes, o processo de KYC garante que as empresas identifiquem esquemas de lavagem de dinheiro, financiamento ao terrorismo e outras formas de corrupção ilegal. Isso significa que as empresas podem parar ativamente o dinheiro sujo de circular pelo sistema financeiro.

Como o KYC é tão importante, pesadas penalidades podem ser aplicadas a empresas que não implementam adequadamente os procedimentos de KYC. Entre 2008 e 2018, estimativas sugerem que empresas nos EUA, Europa, Oriente Médio e Ásia-Pacífico enfrentaram multas totalizando US$ 26 bilhões por não conformidade.

3 passos no processo de KYC

O processo KYC inclui três etapas distintas: identificação do cliente, due diligence do cliente e monitoramento contínuo. Para que o processo KYC esteja completo e para garantir a conformidade regulatória, cada uma dessas etapas deve ser seguida de perto. Vamos dar uma olhada em cada uma das etapas com mais detalhes, com um foco particular em KYC no banco.

Identificação do cliente

O primeiro elemento de qualquer processo de KYC bem-sucedido é um programa de identificação de cliente (CIP) completo.

Um CIP é vital para prevenir fraudes e roubo de identidade. Também é imposto pelo Grupo de Ação Financeira (GAFI) e pela Lei Patriota nos EUA. O processo envolve uma empresa realizando uma série de verificações que identificam e verificam a identidade do usuário.

Para passar pelo processo de identificação do cliente, o cliente em questão deve fornecer à empresa uma série de dados pessoais. Por exemplo, para abrir uma nova conta de finanças individuais nos EUA, um indivíduo deve fornecer ao banco as seguintes informações:

• Nome completo
• Data de nascimento
• Endereço completo
• Um número de identificação

Quando essas informações foram coletadas, a instituição também deve verificar a identidade do titular da conta 'dentro de um período razoável'. Isso significa que uma empresa deve não apenas verificar que as informações fornecidas e a identidade são reais, mas também devem verificar que a pessoa que fornece as informações é o proprietário das informações fornecidas.

Para ter sucesso, as medidas que uma empresa usa para fins de CIP devem ser consistentes. Para isso, antes da implementação, os passos devem ser esclarecidos e codificados para fornecer orientação contínua ao pessoal e aos executivos. Isso também ajudará a empresa a atender aos padrões regulatórios.

Os exatos processos de CIP que você precisará implementar dependerão de vários fatores, incluindo:

• O tipo de conta ou serviço que você oferece
• O método pelo qual as contas são abertas ou os serviços são acessados
• O tamanho da sua empresa
• A localização da sua empresa
• Sua base de clientes, incluindo os tipos de produtos e serviços utilizados por clientes em diferentes localizações geográficas

O processo de realização dessas verificações costumava ser demorado, pois os indivíduos precisavam agendar consultas para se encontrar pessoalmente com alguém. Agora, no entanto, a criação do processo eKYC significa que o KYC pode ser concluído online.

Como parte do processo de verificação, softwares podem ser usados para verificar as informações fornecidas em bancos de dados. Outros softwares podem ser usados para escanear selfies fornecidas pela pessoa que fornece as informações. Essas imagens podem ser comparadas à imagem no documento fornecido e podem determinar se a imagem confere. A mesma imagem também pode ser verificada quanto à presença e autenticidade em tempo real.

A automação desses processos reduziu o tempo necessário para completar um programa de identificação de cliente. Enquanto o processo de integração costumava levar dias ou semanas, agora pode ser concluído em questão de minutos ou até segundos.

Diligência devida do cliente

Além de verificar a identidade de um cliente, a empresa envolvida também deve determinar o nível exato de risco representado por cada cliente.

Para garantir que um cliente é confiável e não representa um risco substancial de lavagem de dinheiro, uma empresa deve realizar o processo de diligência devida do cliente (CDD). Fazendo isso, elas podem gerenciar efetivamente o risco e se proteger de criminosos, terroristas e pessoas politicamente expostas (PPEs).

Para economizar tempo e dinheiro, as empresas podem conduzir a diligência devida do cliente com base no risco. Existem três níveis de diligência devida, que são:

Diligência simplificada (SDD)

Isso pode ser utilizado em situações em que o risco de lavagem de dinheiro ou financiamento ao terrorismo é particularmente baixo. Situações em que a diligência devida simplificada pode ser utilizada incluem um cliente abrindo uma conta com valores de transação muito baixos. Em cenários como este, às vezes é considerado que um processo completo de diligência devida do cliente não é necessário.

Diligência do cliente (CDD)

Este é o nível de diligência devida mais amplamente utilizado. Envolve que as empresas obtenham informações identificatórias de um cliente, verifiquem a identidade desse cliente e utilizem isso para avaliar o nível de risco que apresentam. Para avaliar com precisão o nível de risco do cliente, uma empresa geralmente verifica as informações fornecidas com fontes de dados de terceiros, como listas de vigilância e bancos de dados governamentais.

Diligência aprimorada (EDD)

Se um cliente for identificado como apresentando um alto nível de risco, então ele será submetido a verificações de diligência devida aprimoradas. Essas verificações são mais rigorosas do que as de SDD ou CDD e demoram mais para serem concluídas.

O objetivo da EDD é obter uma compreensão mais profunda das atividades do cliente e por que eles representam tal nível de risco. Assim que esses fatores forem conhecidos, a empresa pode decidir se pode mitigar com sucesso os riscos apresentados e integrar o cliente.

Etapas práticas a serem incluídas em um programa de diligência devida

Implementar e conduzir uma estratégia de diligência devida pode ser intimidante. Isso é particularmente verdadeiro se você não souber por onde começar ou quais passos deve incluir.

Para ajudar, aqui está uma explicação rápida das etapas-chave que você deve incluir no programa de due diligence da sua empresa se quiser implementar as melhores práticas de KYC:

• Determinar a identidade e a localização do cliente potencial
• Entender as atividades comerciais do cliente
• Classificar a categoria de risco do cliente em questão e definir que tipo de cliente ele será
• Armazenar digitalmente todas as informações acima e qualquer documentação fornecida
• Criar processos para monitoramento contínuo e critérios para acionar medidas adicionais de diligência devida

Se as medidas de SDD ou CDD mostrarem que um cliente representa um nível elevado de risco, você deve seguir os processos corretos para estabelecer se os processos de EDD devem ser seguidos. Fatores que mostram que a EDD pode ser necessária incluem:

• A localização do cliente
• A ocupação do cliente
• O propósito do cliente para abrir a conta
• O padrão de atividade esperado (incluindo tipo de transação, volume e frequência)
• Métodos de pagamento esperados
• Se as transações serão feitas entre fronteiras ou com indivíduos de alto risco

Se você determinar que um indivíduo deve ser submetido a EDD, então você deve manter registros do EDD realizado nesse cliente (ou cliente potencial). Isso é necessário caso haja uma auditoria regulatória.

Assim como com SDD e CDD, você também deve delinear critérios sobre como e quando a conta será submetida a monitoramento contínuo.

Monitoramento contínuo

Embora os clientes precisem ser identificados e verificados antes de poder abrir uma conta ou acessar um serviço pela primeira vez, eles também devem ser monitorados continuamente. Afinal, o perfil de risco de um cliente pode mudar drasticamente após a integração inicial, e sua organização tem a obrigação de responder.

Ao monitorar continuamente cada cliente, você pode garantir que suas atividades estão consistentes com o perfil de risco estabelecido. Alguns fatores que você pode desejar monitorar incluem:

• Picos súbitos em atividades ou valores de transação
• Atividades transfronteiriças incomuns
• Interação com pessoas em listas de sanções
• Menções na mídia negativa

Se as atividades de um indivíduo forem consideradas particularmente incomuns, você pode ser obrigado a apresentar um Relatório de Atividade Suspeita (SAR) às autoridades competentes.

O nível de monitoramento contínuo a que cada conta é submetida será amplamente determinado pelo nível de risco representado pelo cliente. Aqueles que representam um nível mais alto de risco geralmente estarão sujeitos a verificações mais regulares e abrangentes do que clientes de baixo risco.

Como Veriff apoia o monitoramento e as verificações de KYC

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