Cómo incorporar trabajadores remotos: Una guía para asegurar su identidad de manera segura

Conclusiones clave:

• La verificación de identidad es crucial: Utilice herramientas digitales avanzadas como Veriff para confirmar las identidades de los empleados remotos y prevenir fraudes.
• Las plataformas seguras agilizan el proceso: Herramientas de recursos humanos como Deel y BambooHR garantizan que los datos sensibles estén encriptados y que los flujos de trabajo sean eficientes.
• La ciberseguridad es innegociable: Capacite a los nuevos empleados sobre phishing, prácticas de contraseñas y seguridad de dispositivos para salvaguardar la información de la empresa.
• La comunicación efectiva genera confianza: Políticas transparentes, canales seguros y revisiones mejoran la confianza y el compromiso.
• Herramientas como Veriff simplifican la contratación global: La plataforma impulsada por inteligencia artificial de Veriff valida identidades en todo el mundo, garantizando el cumplimiento y la eficiencia.

Por qué es importante la incorporación remota segura

1. Protégete contra fraudes y violaciones de cumplimiento

Cuando operas en un entorno remoto, el riesgo de fraude en la contratación es mayor. Es más fácil para los actores malintencionados falsificar documentos, hacerse pasar por otros y acceder sin autorización a tus sistemas. Por ejemplo, contratar a alguien basado en credenciales falsas podría llevar a comprometer datos, interrupciones operativas y posibles implicaciones legales si no cumples con las regulaciones laborales.

Consejo práctico: Junto con la verificación de documentos de identidad, establece un proceso de selección exhaustivo. Esto incluye comprobar referencias y verificar calificaciones a través de canales oficiales, como universidades o juntas profesionales. Al combinar herramientas de verificación de identidad con debida diligencia, reduces significativamente los riesgos de fraude.

2. Establece confianza y credibilidad en tu organización

La incorporación no se trata solo de llenar formularios; es tu oportunidad de causar una buena primera impresión. Para empleados remotos, un proceso de incorporación virtual estructurado señala que tu empresa es profesional, organizada e interesada en su éxito. Una experiencia de incorporación bien planificada ayuda a los nuevos empleados remotos a establecer conexiones con sus colegas y adaptarse a la cultura de la empresa.

Cuando un nuevo empleado siente que su información personal se maneja con cuidado y seguridad, establece las bases para la confianza y el compromiso a largo plazo

Consejo profesional: Comparte de forma anticipada el manual del empleado y las políticas de protección de datos y de incorporación de tu empresa. La transparencia asegura a los nuevos empleados que su información se maneja de manera responsable.

3. Evita amenazas cibernéticas

El error humano representa una gran parte de las violaciones de seguridad. Sin un plan de incorporación estructurado, los nuevos empleados pueden exponer inadvertidamente tu negocio a amenazas cibernéticas, como ataques de phishing o contraseñas débiles. Un proceso de incorporación segura mitiga estos riesgos al incorporar la verificación de identidad y capacitación en ciberseguridad.

Los actores malintencionados utilizan cada vez más identidades falsas para conseguir empleo y acceder a sistemas sensibles, arriesgando filtraciones de datos y robo de propiedad intelectual. La verificación de identidad avanzada y las prácticas de KYE son cruciales para detener contrataciones fraudulentas y proteger tu negocio. Medidas robustas de incorporación pueden exponer credenciales falsas antes de que se conviertan en amenazas.

Ejemplo: Un estudio de caso reciente reveló que un trabajador remoto descargó sin querer malware a través de un correo electrónico de phishing en su fecha de inicio. Si esta empresa hubiera invertido en listas de verificación de incorporación exhaustivas, podría haber evitado este costoso error.

Cómo incorporar trabajadores remotos de manera segura en 7 pasos:

Paso 1: Implementa herramientas avanzadas de verificación de identidad digital

Verificar la identidad de un candidato ya no se limita a reuniones en persona. Herramientas sofisticadas como Veriff utilizan inteligencia artificial para confirmar identidades de manera remota con eficiencia y precisión.

Cómo funciona:

• Los empleados suben una identificación emitida por el gobierno y toman una selfie.
• La tecnología impulsada por IA valida la autenticidad de la identificación y la compara con la selfie.
• Algunas herramientas incluso cruzan fotos con bases de datos oficiales para mayor seguridad.

Consejo adicional: Incorpore la verificación basada en geolocalización para confirmar dónde se encuentra físicamente el candidato. Esto agrega una capa adicional de seguridad, especialmente para contrataciones internacionales.

Paso 2: Adopta plataformas de RRHH seguras e integradas

Administrar programas de incorporación requiere herramientas que optimicen los flujos de trabajo y protejan datos sensibles. Plataformas como Deel, BambooHR, Gusto y Workday están equipadas para manejar procesos de principio a fin, desde el envío de cartas de oferta hasta la gestión de nómina y beneficios, todo mientras encriptan la información del empleado. Descubra cómo Deel y Crossover se asociaron con Veriff para mejorar la confianza, seguridad y eficiencia en la gestión de equipos remotos.

Características clave a aprovechar:

• Verificaciones de antecedentes automatizadas integradas en la plataforma.
• Almacenamiento encriptado para datos sensibles de empleados.
• Herramientas de cumplimiento para asegurar que tu negocio cumpla con las leyes laborales locales.

Ejemplo: Un pequeño negocio que tiene dificultades con la incorporación manual podría beneficiarse al cambiar a una plataforma de recursos humanos como Gusto. No solo simplifica la recolección de documentos, sino que también mantiene los datos personales protegidos bajo estrictos protocolos de cifrado.

Paso 3: Realiza entrevistas virtuales cara a cara

Si bien la tecnología puede verificar documentos, la interacción humana es clave para confirmar la autenticidad de una persona. Las videollamadas te permiten evaluar el comportamiento, tono y alineación general de un candidato con tu organización.

Consejo de verificación mejorado: Durante la entrevista virtual, pide a los candidatos que sostengan su identificación para confirmación. Esta verificación inmediata puede ayudar a detectar inconsistencias temprano en el proceso.

Consejo profesional: Graba las entrevistas (con el consentimiento del candidato) para futuras referencias. Tener documentación puede ser útil para verificar disputas o aclaraciones más adelante.

Paso 4: Incluya capacitación en ciberseguridad como parte de la incorporación

Ningún plan de incorporación está completo sin equipar a los empleados para manejar riesgos cibernéticos. Muchos trabajadores remotos usan dispositivos personales, que pueden ser más vulnerables a ataques. Prepáralos para el éxito brindando capacitación en ciberseguridad que asegure que estén listos para proteger datos sensibles de la empresa desde el primer día.

Temas sugeridos de ciberseguridad:

• Evitar estafas de phishing: capacita a los empleados para reconocer correos electrónicos falsos o enlaces maliciosos.
• Mejores prácticas de contraseña: fomenta el uso de administradores de contraseñas y contraseñas únicas y complejas.
• Seguridad del dispositivo: enfatiza la importancia de tener software antivirus, cortafuegos y conexiones WiFi seguras.

Escenario de ejemplo para capacitación

Utiliza correos electrónicos de phishing simulados durante las sesiones de capacitación para ayudar a los empleados a identificar señales de alerta. Herramientas como KnowBe4 te permiten crear escenarios del mundo real que refuercen lecciones clave.

Paso 5: Establezca canales de comunicación y políticas claras

Los nuevos miembros del equipo pueden sentirse desconectados sin fácil acceso a soporte y recursos. Proporcionar acceso a herramientas de comunicación seguras, como Slack, Microsoft Teams o Zoom, garantiza que puedan colaborar sin inconvenientes mientras reduces vulnerabilidades de seguridad.

Orientación práctica:

• Entrega un manual del empleado digitalmente, que describa las políticas de trabajo remoto y ciberseguridad de tu empresa.
• Asigna un compañero de incorporación dedicado, un compañero de equipo que pueda responder preguntas y hacer que el empleado se sienta bienvenido.

Ejemplo: Crea una lista de verificación para el Día 1 con instrucciones paso a paso sobre cómo configurar herramientas, acceder a cuentas y entender flujos de trabajo. Esto minimiza retrasos y errores que podrían debilitar la seguridad.

Paso 6: Firme digitalmente los contratos para una incorporación segura 

Han quedado atrás los días de imprimir, firmar y escanear documentos. Herramientas de firma digital como DocuSign y Adobe Sign permiten a los nuevos empleados firmar contratos de forma segura, con encriptación a prueba de manipulaciones que cumple con estándares de cumplimiento globales.

Consejo profesional: Configura recordatorios automáticos para documentos incompletos. Esto asegura que contratos críticos como acuerdos de no divulgación (NDAs) sean firmados puntualmente.

Caso de uso extendido: Estas herramientas no solo simplifican la incorporación, sino que también pueden agilizar las tareas continuas de recursos humanos, como la inscripción de beneficios o la actualización de acuerdos laborales.

Paso 7: Cómo Veriff mejora la incorporación remota

La plataforma impulsada por IA de Veriff garantiza que la incorporación de empleados remotos sea fluida, cumpla con las normativas y sea segura. Sus métodos avanzados de verificación reducen los riesgos de fraude mientras aseguran una experiencia de incorporación sin problemas.

Lo que distingue a Veriff:

• Tecnología avanzada: Veriff utiliza robustas reconocimientos faciales y verificaciones de autenticidad de documentos para verificar identidades al instante.
• Cobertura global: Veriff admite más de 12,000 identificaciones emitidas por gobiernos de 230 países y territorios, lo que la hace ideal para empresas que contratan a nivel global.
• Prevención del fraude: Detecta signos de manipulación, falsificación o identidades robadas, reduciendo el riesgo de incorporar trabajadores fraudulentos.

Cómo Veriff se integra en tu flujo de trabajo:

• Los empleados reciben una invitación segura para verificar su identidad.
• Suben su identificación emitida por el gobierno a través de un portal web o de un dispositivo móvil.
• La IA de Veriff revisa rápidamente los datos, asegurando su validez y autenticidad.
• Los resultados se entregan casi al instante, integrándose sin problemas con tu plataforma de recursos humanos o despacho existente.

Beneficios de usar Veriff:

• Velocidad y eficiencia: La verificación ocurre en segundos, evitando demoras en la incorporación.
• Cumplimiento: Veriff cumple con los estándares de la industria, asegurando que te mantengas conforme a las leyes de protección de datos como el GDPR.
• Mejora en la experiencia del candidato: El proceso simplificado es amigable para el usuario, reduciendo la fricción en la incorporación de nuevos empleados.
  
  Consejo profesional: Combine Veriff con sus entrevistas virtuales para una mayor seguridad. Por ejemplo, después de realizar una reunión cara a cara inicial, utilice Veriff para validar la identificación y la documentación que coincida con el candidato que aparece en cámara.

Consejos avanzados para la incorporación de trabajadores remotos

• Audita regularmente tu proceso. Las amenazas cibernéticas evolucionan, así que tu marco de incorporación también debería hacerlo. Realiza auditorías periódicas de tus herramientas, políticas y tecnologías para asegurar el cumplimiento de los estándares de la industria.
• Autenticación biométrica. La biometría asegura que la persona que recolecta equipos de la empresa y accede a sistemas sea la misma persona verificada que fue contratada, añadiendo una capa extra de seguridad al proceso de incorporación.
• Utilice autenticación de múltiples factores (MFA). Requiera MFA en todos los sistemas y herramientas. Incluso si se compromete una credencial de inicio de sesión, MFA añade una segunda capa de seguridad que es difícil de eludir.
• Invierte en un compromiso continuo con los empleados. La incorporación no termina una vez que un empleado comienza a trabajar. Realiza chequeos virtuales regulares, ofrece cursos de desarrollo profesional y construye un sentido de comunidad para tu equipo remoto.
• Implementa un programa de incorporación bien estructurado. Un programa de incorporación efectivo es crucial para los nuevos empleados. Mejora la retención y productividad de los empleados proporcionando la capacitación, los recursos y una introducción completa a la cultura, políticas y compañeros de trabajo de la empresa. En un entorno laboral post-pandemia, considera los desafíos y consideraciones relacionados con la incorporación remota para asegurar una transición fluida para los nuevos empleados.

El rendimiento de una incorporación remota segura

Un proceso de incorporación seguro y completo, que incluye una incorporación virtual exitosa, beneficia a tu negocio de múltiples maneras:

• Reduce el riesgo al proteger datos sensibles y asegurar el cumplimiento.
• Empodera a los empleados para trabajar con confianza, sabiendo que han sido capacitados y preparados para el éxito.
• Fortalece tu reputación, mostrando que tu empresa valora el profesionalismo y la ciberseguridad.
• Previene que actores maliciosos accedan a tus datos y sistemas, salvaguardando tu negocio contra amenazas.

Al integrar soluciones como Veriff junto a otras mejores prácticas, tu proceso de incorporación se vuelve más confiable, eficiente y seguro. Este es el primer paso para construir una fuerza laboral remota productiva, segura y empoderada. Explora los planes Self-Serve de Veriff para ayudar a tu negocio a gestionar y mitigar riesgos de fraude.

Preguntas frecuentes

1. ¿Por qué es importante la verificación de identidad para la incorporación remota?

La verificación de identidad asegura que está contratando candidatos legítimos, reduce el riesgo de fraude y mantiene el cumplimiento de las leyes laborales y de protección de datos.

2. ¿Cómo ayuda Veriff con las verificaciones de identidad?

Veriff utiliza tecnología impulsada por inteligencia artificial para verificar identificaciones emitidas por el gobierno y hacer coincidirlas con selfies en tiempo real. Ofrece cobertura global y asegura cumplimiento con los estándares de seguridad de datos.

3. ¿Qué herramientas pueden agilizar los procesos de incorporación seguros?

Herramientas como Veriff para la verificación de identidad, Deel para la gestión de flujo de trabajo y DocuSign para contratos digitales son excelentes opciones para garantizar una experiencia segura y sin inconvenientes.

4. ¿Qué medidas de ciberseguridad deben aprender los nuevos empleados remotos?

Los trabajadores remotos deben entender cómo reconocer correos electrónicos de phishing, crear contraseñas seguras, proteger dispositivos con software antivirus y usar redes WiFi seguras.

5. ¿Cómo puedo mantener la confianza y el compromiso con los empleados remotos?

Proporcione herramientas de comunicación seguras, establezca políticas de incorporación transparentes y mantenga contacto con los nuevos empleados regularmente para garantizar que se sientan apoyados.

6. ¿Mejora la incorporación segura la retención de empleados?

Sí. Un proceso fluido y seguro brinda a los empleados confianza en tu empresa, fomentando un fuerte sentido de confianza y compromiso a largo plazo.

Al abordar preocupaciones de seguridad y aprovechar herramientas avanzadas como Veriff, estás preparando a tu fuerza laboral remota para el éxito mientras proteges tu negocio de posibles amenazas.