El proceso KYC explicado

Conozca a su cliente (que comúnmente se denomina KYC) es una parte fundamental de la lucha de cualquier negocio contra el lavado de dinero y el delito financiero. En muchos sectores, como los servicios financieros, es un requisito regulatorio.

Durante el proceso de KYC, un negocio debe identificar al cliente potencial y verificar su identidad. También debe asegurarse de que la persona que está intentando abrir la cuenta es exactamente quien afirma ser. Además, el negocio debe entender las posibles actividades de ese cliente y el nivel de riesgo de lavado de dinero que representan. Después del proceso de incorporación KYC, el negocio debe monitorear las actividades del cliente de manera continua

Los procedimientos KYC efectivos impiden que empresas legítimas hagan negocios con organizaciones o individuos involucrados en actividades ilegales, como el lavado de dinero o la financiación del terrorismo. El proceso también le da a la empresa una visión de las actividades esperadas del cliente y de la relación que pueden esperar.

Particularmente en la industria de servicios financieros, los procesos KYC se están volviendo cada vez más rigurosos. Pero, ¿cuáles son los pasos clave de KYC que las empresas deben incluir para realmente conocer a sus clientes y cumplir con las regulaciones? Vamos a echar un vistazo.

¿Por qué es tan importante el KYC?

La naturaleza obligatoria de los procesos KYC asegura que las instituciones financieras verifiquen que sus clientes son reales y no están vinculados a delitos. Estos procesos también aseguran que estas instituciones monitoreen continuamente el nivel de riesgo que cada cliente representa.

Al incorporar nuevos clientes, el proceso KYC asegura que las empresas estén identificando el lavado de dinero, la financiación del terrorismo y otros esquemas de corrupción ilegales. Esto significa que las empresas pueden detener activamente el dinero sucio fluyendo a través del sistema financiero.

Dado que el KYC es tan importante, se pueden aplicar severas multas a las empresas que no implementen adecuadamente los procedimientos KYC. Entre 2008 y 2018, se estima que las empresas en EE. UU., Europa, Oriente Medio y Asia-Pacífico recibieron multas que totalizan $26 mil millones por incumplimiento.

3 pasos en el proceso KYC

El proceso de KYC incluye tres pasos distintos: identificación del cliente, debida diligencia y monitoreo continuo. Para que el proceso de KYC esté completo y se asegure el cumplimiento regulatorio, cada uno de estos pasos debe seguirse de cerca. Veamos con mayor detalle en qué consiste cada uno de los pasos, con un enfoque particular en KYC en la banca.

Identificación del cliente

El primer elemento de cualquier proceso KYC exitoso es un programa exhaustivo de identificación del cliente (CIP).

Un CIP es vital para prevenir el fraude y el robo de identidad. También está mandado por el Grupo de Acción Financiera (FATF) y la Ley Patriota en EE. UU. El proceso implica que una empresa realice una serie de verificaciones que identifican y verifican la identidad del usuario.

Para aprobar el proceso de identificación del cliente, el cliente en cuestión debe proporcionar a la empresa una serie de detalles personales. Por ejemplo, para abrir una nueva cuenta de finanzas individuales en EE. UU., una persona debe proporcionar al banco su:

• Nombre completo
• Fecha de nacimiento
• Dirección completa
• Un número de identificación

Cuando esta información ha sido recopilada, la institución también debe verificar la identidad del titular de la cuenta ‘dentro de un tiempo razonable’. Esto significa que una empresa no solo debe verificar que la información proporcionada y la identidad sean reales, sino que también debe verificar que la persona que proporciona la información es el dueño de la información suministrada.

Para tener éxito, las medidas que una empresa utiliza para los propósitos de CIP deben ser consistentes. Debido a esto, antes de la implementación, los pasos deben ser aclarados y codificados para proporcionar orientación continua al personal y ejecutivos. Esto también ayudará a la empresa a cumplir con los estándares regulatorios.

Los procesos exactos de CIP que necesitará implementar dependerán de varios factores, incluyendo:

• El tipo de cuenta o servicio que ofrece
• El método por el cual se abren cuentas o se accede a servicios
• El tamaño de su empresa
• La ubicación de su empresa
• Su base de clientes, incluidos los tipos de productos y servicios utilizados por los clientes en diferentes ubicaciones geográficas

El proceso de realizar estas verificaciones solía ser muy lento porque las personas necesitaban programar citas para reunirse con alguien en persona. Sin embargo, ahora, la creación del proceso eKYC significa que KYC se puede completar en línea.

Como parte del proceso de verificación, se pueden utilizar piezas de software para verificar la información proporcionada en las bases de datos. Otras piezas de software pueden ser utilizadas para escanear selfies proporcionados por la persona que entrega la información. Estas imágenes pueden ser verificadas contra la imagen del documento suministrado y determinar si la imagen coincide. La misma imagen también puede ser revisada por su vitalidad y autenticidad en tiempo real.

La automatización de estos procesos ha reducido el tiempo que toma completar un programa de identificación del cliente. Mientras que el proceso de incorporación solía tardar días o semanas, ahora se puede completar en cuestión de minutos o incluso segundos.

Debida diligencia del cliente

Además de verificar la identidad del cliente, la empresa involucrada también debe determinar el nivel exacto de riesgo que representa cada cliente.

Para asegurarse de que un cliente es confiable y no representa un riesgo significativo de lavado de dinero, una empresa debe llevar a cabo el proceso de debida diligencia del cliente (CDD). Al hacerlo, pueden administrar efectivamente el riesgo y protegerse de criminales, terroristas y personas expuestas políticamente (PEPs).

Para ahorrar tiempo y dinero, las empresas pueden llevar a cabo la debida diligencia del cliente sobre una base de riesgo. Hay tres niveles de debida diligencia, que son:

Diligencia simplificada (SDD)

Esto puede ser utilizado en casos donde el riesgo de lavado de dinero o financiación del terrorismo sea particularmente bajo. Los casos donde se puede utilizar la debida diligencia simplificada incluyen a un cliente que inicia una cuenta con valores de transacción muy bajos. En escenarios como este, a veces se considera que no se requiere un proceso completo de debida diligencia del cliente.

Diligencia de cliente (CDD)

Este es el nivel de debida diligencia más utilizado. Implica que las empresas obtengan información identificativa de un cliente, verifiquen la identidad de ese cliente y utilicen esto para evaluar el nivel de riesgo que representa. Para evaluar adecuadamente el nivel de riesgo del cliente, una empresa generalmente verificará la información proporcionada contra fuentes de datos de terceros, como listas de vigilancia y bases de datos gubernamentales.

Diligencia mejorada (EDD)

Si a un cliente se le identifica como que representa un alto nivel de riesgo, entonces estará sujeto a verificaciones de debida diligencia mejorada. Estas son más exigentes que las verificaciones SDD o CDD y requieren más tiempo para completarse.

El objetivo de la EDD es obtener una comprensión más profunda de las actividades del cliente y por qué representa tal nivel de riesgo. Una vez que se conocen estos factores, la empresa puede decidir si puede mitigar con éxito los riesgos que representa y darle la bienvenida como cliente.

Pasos prácticos para incluir en un programa de debida diligencia

Implementar y llevar a cabo una estrategia de debida diligencia puede ser desalentador. Esto es particularmente cierto si no sabe por dónde comenzar o qué pasos debe incluir.

Para ayudar, aquí hay una breve explicación de los pasos clave que debes incluir en el programa de debida diligencia de tu empresa si deseas implementar las mejores prácticas de KYC:

• Determinar la identidad y ubicación del cliente potencial
• Entender las actividades comerciales del cliente
• Clasificar la categoría de riesgo del cliente en cuestión y definir qué tipo de cliente será
• Almacenar digitalmente toda la información arriba y cualquier documentación proporcionada
• Crear procesos para el monitoreo continuo y criterios para activar medidas adicionales de debida diligencia

Si las medidas SDD o CDD muestran que un cliente representa un nivel elevado de riesgo, entonces debe seguir los procesos correctos para establecer si deben seguirse los procesos EDD. Los factores que indican que puede ser necesaria EDD incluyen:

• La ubicación del cliente
• La ocupación del cliente
• El propósito del cliente para abrir la cuenta
• El patrón esperado de actividad (incluyendo tipo de transacción, volumen y frecuencia)
• Métodos de pago esperados
• Si las transacciones se realizarán a través de fronteras o con individuos de alto riesgo

Si determina que un individuo debe ser sometido a EDD, entonces debe mantener registros de la EDD realizada en ese cliente (o cliente potencial). Esto es necesario en caso de que haya una auditoría regulatoria.

Al igual que con SDD y CDD, también debe describir criterios sobre cómo y cuándo la cuenta estará sujeta a monitoreo continuo.

Monitoreo continuo

Aunque los clientes deben ser identificados y verificados antes de poder abrir una cuenta o acceder a un servicio por primera vez, también deben ser monitoreados de manera continua. Después de todo, el perfil de riesgo de un cliente podría cambiar drásticamente después de la incorporación inicial, y su organización tiene la obligación de responder.

Al monitorear continuamente a cada cliente, puede asegurarse de que sus actividades sean consistentes con su perfil de riesgo establecido. Algunos factores que puede desear monitorear incluyen:

• Picos repentinos en actividades o valores de transacción
• Actividades inusuales transfronterizas
• Interacción con personas en listas de sanciones
• Menciones en medios adversos

Si las actividades de un individuo se consideran particularmente inusuales, entonces es posible que deba presentar un Informe sobre Actividades Sospechosas (SAR) a las autoridades relevantes.

El nivel de monitoreo continuo al cual se somete cada cuenta será determinado en gran medida por el nivel de riesgo que representa el cliente. Aquellos que representan un nivel más alto de riesgo generalmente estarán sujetos a verificaciones más frecuentes y más completas que los clientes de bajo riesgo.

Cómo Veriff apoya el monitoreo y las verificaciones de KYC

¿Necesitas ayuda con tu monitoreo y verificaciones de KYC? Ahí es donde entramos nosotros. Aquí en Veriff, hemos desarrollado una solución de filtrado AML que puede asegurar el cumplimiento y aumentar las conversiones de clientes.

Con nuestra solución de PLD impulsada por IA, puede combatir el fraude financiero y demostrar a los reguladores que se toma en serio el crimen financiero. La solución comienza proporcionando un servicio de verificación de identidad. Con su ayuda, puede ingresar rápidamente y fácilmente a clientes reales a través del proceso de verificación de identidad, mientras detiene el fraude en la entrada. Luego, la solución examina listas de sanciones y PEP a nivel mundial mientras también identifica noticias negativas sobre delitos subyacentes y posibles riesgos. Después de llevar a cabo estas verificaciones, la solución también puede proporcionar monitoreo continuo. Monitorea continuamente listas de vigilancia y medios adversos para detectar cambios.

Con nuestra herramienta de filtrado AML, cumplir con las regulaciones de KYC y priorizar la experiencia del usuario no es una concesión. Ofrecemos una solución automatizada de filtrado AML y verificación de identidad que también proporciona a los usuarios una experiencia de cliente sin interrupciones. Puede ayudarte a superar los desafíos de KYC y asegurarte de que tus clientes disfruten de un proceso de incorporación fluido que no resulte gravoso.

Descubre cómo las soluciones de cumplimiento KYC de Veriff pueden ayudarte - programa una demostración

Nuestra solución líder en cumplimiento de KYC puede ayudarte a navegar los desafíos regulatorios y mejorar las tasas de conversión de tus clientes. Entendemos que las verificaciones de KYC pueden ser gravosas tanto para los clientes como para las empresas. Por eso, nuestra solución de filtrado AML ha simplificado el proceso para los clientes y puede guiarlos a través del proceso de KYC paso a paso. Además, realiza verificaciones en segundo plano y escanea automáticamente los perfiles PEP y las listas de sanciones. Para hacerlo aún más simple, también te proporciona actualizaciones en tiempo real.

Con la ayuda de nuestra solución, puedes reducir los falsos positivos en un 70% y convertir hasta un 30% más de clientes, todo mientras detienes a los actores malintencionados en seco. ¿Estás interesado en aprender más? Contacta a nuestros expertos en KYC hoy y solicita una demostración gratuita